Die Stadt Dortmund setzt f\u00fcr b\u00fcrgerfreundliche und effektive elektronische Verwaltungsdienste auf die DMS-L\u00f6sung Doxis4 der SER Group, Bonn. Eine digitale Basisakte erm\u00f6glicht zuk\u00fcnftig gesamtst\u00e4dtisch das F\u00fchren elektronischer Akten mit digitalen Prozessen. So bildet sie einen wichtigen Baustein f\u00fcr eine digitale, moderne und innovative Stadtverwaltung.<\/p>\n
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Der massive Trend zur Digitalisierung ist auch bei St\u00e4dten und Kommunen l\u00e4ngst angekommen, digitale B\u00fcrgerservices und Verwaltungsprozesse stehen hoch im Kurs. Antr\u00e4ge elektronisch entgegennehmen, interdisziplin\u00e4r gemeinsam Akten f\u00fchren, Dokumente digital bearbeiten und genehmigen: Dies setzt die Digitalisierung zur Prozessoptimierung und der Qualit\u00e4tssteigerung in der \u00f6ffentlichen Verwaltung voraus. Die Stadt Dortmund treibt deshalb im Rahmen ihres Masterplans \u201eDigitale Verwaltung \u2013 Arbeiten 4.0\u201c ihre digitale Transformation konsequent voran. Mit rund 10.000 Besch\u00e4ftigten z\u00e4hlt die Stadt Dortmund zu den gr\u00f6\u00dften Arbeitgebern in der Region. Ganz oben auf der Agenda steht dabei ein gesamtst\u00e4dtisches Dokumentenmanagementsystem (DMS). Mit dem erfolgreichen Abschluss des europaweiten Vergabeverfahrens zur Einf\u00fchrung des DMS schafft die Stadt Dortmund eine weitere wichtige Grundlage f\u00fcr die Verwaltungsdigitalisierung. Der Zuschlag ging an die SER Group mit der Software-L\u00f6sung Doxis4.<\/p>\n
Ziel der Einf\u00fchrung von Doxis4 ist es, im Rahmen einer digitalen Basisakte die Stadtverwaltung in die Lage zu versetzen, fl\u00e4chendeckend elektronische Akten zu f\u00fchren. Um diese Technologie f\u00fcr alle Bereiche der Stadtverwaltung nutzbar zu machen, wurde eine Unternehmenslizenz f\u00fcr s\u00e4mtliche Arbeitspl\u00e4tze abgeschlossen. \u201eAuf lange Sicht soll die Stadtverwaltung moderner, innovativer und digitaler werden\u201c, so Christian Uhr, Personaldezernent der Stadt Dortmund.<\/p>\n
Die SER Group verf\u00fcgt \u00fcber umfangreiche Erfahrung in der Umsetzung von DMS-Projekten und hat schon viele E-Akten-Projekte in der \u00f6ffentlichen Verwaltung realisiert. Die E-Akte erm\u00f6glicht die revisionssichere Ablage von elektronischen Akten, Vorg\u00e4ngen und Dokumenten und bildet so die Voraussetzung zur Erstellung und Umsetzung von E-Government-Dienstleistungen. Doxis4 kann in vielen Facetten in allen m\u00f6glichen Bereichen eingebunden werden und bietet als Plattform f\u00fcr E-Akten und zentralem Informationshub auch die Durchf\u00fchrung von digitalen Prozessen und die Anbindung an vorhandene Fachsysteme.<\/p>\n
Innerhalb des zweij\u00e4hrigen Einf\u00fchrungsprojektes, das noch 2021 startet, wird zun\u00e4chst die Basisakte in den Fachbereichen Personal- und Organisationsamt, K\u00e4mmerei und Vermessungs- und Katasteramt implementiert. Neben der Umsetzung der Basisakte ist vorgesehen, vier ausgew\u00e4hlte Fachverfahren mit Doxis4 zu verbinden. Diese Anwendungen erlauben die automatische elektronische Aktenf\u00fchrung im DMS und erleichtern damit die Sachbearbeitung.<\/p>\n
Mit dem Projekt wird also nicht nur eine gesamtst\u00e4dtische digitale Basisakte eingef\u00fchrt, sondern auch die Infrastruktur f\u00fcr die Digitalisierung von End-to-End-Prozessen geschaffen. Akten werden zuk\u00fcnftig nicht nur elektronisch abgebildet, sondern auch standortunabh\u00e4ngig und somit effektiver verwaltet. Gleichzeitig werden sie zu einer eindeutigen Informationsquelle f\u00fcr die Sachbearbeitung. \u201eSchub f\u00fcr Schub versuchen wir, die Stadtverwaltung papierlos zu machen und E-Akten zu f\u00fchren,\u201c f\u00e4hrt Uhr fort.<\/p>\n
\u201eElektronische Akten bieten zahlreiche Mehrwerte f\u00fcr die \u00d6ffentliche Verwaltung: Sie decken neben einer strukturierten Ablage und ortsunabh\u00e4ngigem Zugriff auf ben\u00f6tigte Informationen und Dokumente auch die Themen Compliance und Nachvollziehbarkeit ab,\u201c best\u00e4tigt Stefan Zeitzen, CSO der SER Group. Er f\u00fcgt hinzu: \u201eSo k\u00f6nnen \u00d6ffentliche Verwaltungen b\u00fcrgerfreundliche und effiziente digitale Verwaltungsdienste bieten. Wir freuen uns, die Stadt Dortmund auf ihrem Weg der digitalen Transformation zu begleiten.\u201c<\/p>\n
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