Der zur E.ON Energie Deutschland GmbH geh\u00f6rende \u201eEnergiewendemacher“ eprimo arbeitet t\u00e4glich daran, erneuerbare Energien f\u00fcr alle Menschen zug\u00e4nglich zu machen und beliefert als Deutschlands kundenst\u00e4rkster \u00d6kostrom- und \u00d6kogasanbieter \u00fcber 1,8 Millionen Menschen mit gr\u00fcner Energie. Mit dem Workflow Management System PANFLOW digitalisiert und zentralisiert der Energiediscounter nun wichtige Workflows im Bereich des Datenschutzes.<\/p>\n
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Nach Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat jede betroffene Person das Recht zu erfahren, ob ein Unternehmen ihre pers\u00f6nlichen Daten speichert und wenn ja, welche Daten dies sind. Neben dieser Auskunft kann die betroffene Person zus\u00e4tzlich eine Berichtigung, L\u00f6schung oder Nutzungseinschr\u00e4nkung der sie betreffenden personenbezogenen Daten fordern. F\u00fcr Unternehmen bedeutet dies, dass sie innerhalb von maximal 30 Tagen eine umfassende Auskunft erstellen bzw. die L\u00f6schung oder Korrektur vornehmen m\u00fcssen.<\/p>\n
Da die Prozesse zur Auskunft und L\u00f6schung in den meisten F\u00e4llen auf die gleichen Daten referenzieren, wurde bei eprimo eine M\u00f6glichkeit zur Standardisierung und Vereinfachung gesucht, um die bisherigen Bearbeitungen \u00fcber E-Mail und Excel zu ersetzen. Neben der eigentlichen Optimierung der Prozesse stand zudem die Verbesserung der Dokumentation im Fokus, mit dem Ziel, die T\u00e4tigkeiten f\u00fcr jeden einzelnen Vorgang l\u00fcckenlos dokumentieren zu k\u00f6nnen. Zur Steigerung der Benutzungsfreundlichkeit sollte zudem durch ein automatisiertes Fristen- und Eskalationsmanagement der Verwaltungsaufwand reduziert werden. Abgerundet werden sollte die L\u00f6sung durch ein integriertes L\u00f6schkonzept f\u00fcr die bearbeiteten Anfragen, um auch an dieser Stelle dem Datenschutz zu gen\u00fcgen.<\/p>\n
Zielsetzung und Auftrag an Panvision<\/p>\n
\u201eWir haben nach einem Tool gesucht, mit dem wir die Begehren abbilden und jederzeit den Status der Bearbeitung nachvollziehen k\u00f6nnen.\u201c, berichtet Stefan B\u00fcttgen, Leiter Datenschutz \/ IT Security bei eprimo, und f\u00fcgt hinzu: \u201eWichtig war uns dabei, ein Werkzeug zu finden, mit dem wir verschiedene Prozesse m\u00f6glichst einfach digital umsetzen und auf der gleichen Datenbasis parallel betreiben k\u00f6nnen. Dies ohne Ber\u00fchrungspunkte in den Prozessen selber \u2013 hierf\u00fcr hat sich PANFLOW perfekt angeboten. Ein weiterer und f\u00fcr uns entscheidender Vorteil ist, dass wir in einem schrittweisen Ausbauverfahren agieren k\u00f6nnen: wir fangen also zun\u00e4chst mit kleineren Prozessen an und erweitern diese sukzessive. Wir k\u00f6nnen somit aus den Erfahrungsberichten der Nutzer im System die Verbesserungspotenziale ableiten und Verbesserungen einleiten. Dies f\u00f6rdert die Akzeptanz und ist ein wichtiger Schritt in der Agilisierung der Arbeitsweise bei eprimo und auch im Datenschutz. Diese Anforderungen decken die Software PANFLOW und das Unternehmen Panvision ab.\u201c<\/p>\n
Derzeit arbeiten etwa 25 Personen im Unternehmen mit den digitalen Workflows, die daf\u00fcr sorgen, dass die Anfragen unverz\u00fcglich an die verantwortlichen Mitarbeiter geleitet und direkt im System verarbeitet werden. Der Vorteil ist, dass die Daten nunmehr nicht per E-Mail versendet und zusammengetragen werden m\u00fcssen, sondern an einem zentralen Ort gespeichert werden. In der Datenbank ist somit jederzeit der aktuelle Stand ersichtlich und Redundanzen m\u00fcssen und k\u00f6nnen nicht erzeugt werden.<\/p>\n
Der Beauskunftungs-Workflow<\/p>\n
Der Ablauf der Datenzusammenstellung bindet alle Abteilungen und Personen ein, die sich mit Kundendaten besch\u00e4ftigen. In der PANFLOW-Systemadministration lassen sich dazu die entsprechenden Abteilungen definieren und f\u00fcr jede dieser Abteilungen die verantwortlichen Personen hinterlegen. Wird ein Vorgang gestartet, so werden zuerst die Abteilungen ausgew\u00e4hlt und die jeweils Verantwortlichen werden direkt \u00fcber den Eingang der Auskunftsanfrage benachrichtigt. Hierzu sind im System bereits mehrere Vorlagen hinterlegt, die individuell herangezogen werden k\u00f6nnen. Die Verantwortlichen k\u00f6nnen nun alle ben\u00f6tigten Informationen zusammentragen, z. B. welche Daten gespeichert sind und woher das Unternehmen die Daten erhalten hat – aber auch wenn zur betreffenden Person keinerlei Daten vorliegen.<\/p>\n
Zudem ist es m\u00f6glich, wiederkehrende Fragen \u00fcber eine FAQ-Funktion schnell und einfach zu beantworten. Hierzu werden im Vorgang die Standard-Antworten ausgew\u00e4hlt und dem Antwortformular per Klick hinzugef\u00fcgt. Eventuelle weitere Informationen oder auch R\u00fcckfragen k\u00f6nnen zus\u00e4tzlich in Freitext-Form an das Formular angeh\u00e4ngt werden.<\/p>\n
Die durch den Workflow zusammengetragenen Informationen stehen automatisch dem Datenschutzteam bei eprimo zur Verf\u00fcgung. Dieser erstellt nach Abschluss der Teilvorg\u00e4nge die finale Auskunft. Bei Erstellung des Ausdrucks werden alle relevanten Informationen \u00fcber den Workflow zusammengefasst und automatisch in das Antwortschreiben \u00fcberf\u00fchrt. Je nachdem, in welcher Form die betroffene Person die Auskunft angefordert hat, stellt das System verschiedene M\u00f6glichkeiten der \u00dcbergabe bereit \u2013 zus\u00e4tzlich zur obligatorischen postalischen Zustellung zum Beispiel als CSV-Datei per E-Mail.<\/p>\n
Liegen zu einem bestimmten Zeitpunkt noch nicht alle ben\u00f6tigten Daten vor, weil die Recherche aufwendiger ist, kann ein Zwischenbescheid angefertigt werden. Dieser verl\u00e4ngert die Frist f\u00fcr die Gesamt-Abgabe. \u00dcber ein Ampelsystem l\u00e4sst sich f\u00fcr jeden Vorgang direkt erkennen, in welchem Status die Auskunft ist, wo eine Eskalation vorkommen kann und welche Ausk\u00fcnfte bereits abgeschlossen sind.<\/p>\n
Ein weiterer Workflow unterst\u00fctzt die Verpflichtung zum L\u00f6schen von kundenbezogenen Daten durch regelm\u00e4\u00dfige Nachfrage beim Verantwortlichen f\u00fcr die entsprechenden Systeme. Diese Compliance-Funktion des PANFLOW-Systems stellt f\u00fcr den Datenschutz sicher, dass der jeweils zust\u00e4ndige Fachbereich auf die L\u00f6schungen im System hingewiesen wurde. In diesem Schritt wird eine entsprechende Best\u00e4tigung abgefragt und dokumentiert. Sofern diese positiv ist, erfolgt keine weitere Analyse. Sollte keine positive Best\u00e4tigung erfolgen, so muss im PANFLOW-Vorgang eine Begr\u00fcndung eingegeben werden. Da das System automatisch termingesteuert die Anfragen erzeugt und nachverfolgt, kann sich das Datenschutzteam verst\u00e4rkt um die Kontrolle der Angaben k\u00fcmmern.<\/p>\n
\u201eUnsere Arbeit rund um den Datenschutz ist durch die Workflows viel effizienter geworden und die Qualit\u00e4t der Prozesse hat deutlich zugenommen\u201c, erkl\u00e4rt Stefan B\u00fcttgen. \u201eDas System schickt von sich aus die Anfragen, wir m\u00fcssen uns nur um die Auswertung der R\u00fcckmeldungen k\u00fcmmern. Der operative Vorteil dabei ist enorm, wir sehen im System direkt, welcher Prozess in welcher Phase steckt und haben bei Bedarf die M\u00f6glichkeit zur Erinnerung und Wiedervorlage. Der L\u00f6sch-Workflow kann zudem als Kontrollhandlung verstanden werden, mit der festgestellt wird, wie ernst wir das Thema nehmen. Neben der Workflow Software ist vor allem aber auch die Zusammenarbeit mit den Entwicklern von Panvision hervorzuheben. Diese arbeiten sehr zielgerichtet und konzentriert unsere W\u00fcnsche ab. Wenn es notwendig ist, wird aber auch ehrlich und kritisch hinterfragend mit uns an das Thema herangegangen. Ziel ist es, gemeinsam die beste L\u00f6sung abbilden zu k\u00f6nnen. Wir sehen die bisherigen Workflows nicht nur als Proof of Concept, bei dem wir geschaut haben, ob unser Vorhaben funktioniert. Alle Prozesse laufen gut und stabil, daher gehen wir jetzt sukzessive die n\u00e4chsten Workflows und Ausbaustufen an.\u201c<\/p>\n
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