Jede Organisation w\u00fcnscht sich reibungslose und rechtskonforme Prozesse. Was einfach und logisch klingt, ruft bei vielen Unternehmen trotz fortschreitender Digitalisierung gro\u00dfe Fragezeichen auf. Wie k\u00f6nnen Prozesse anwenderfreundlich, digitalisiert und automatisiert gestaltet werden? Welche Vorgaben und Regelungen gilt es einzuhalten? Wie k\u00f6nnen die Ziele mit der bestehenden ITInfrastruktur umgesetzt und Zeit und Ressourcen geschont werden? Diese Fragen stellte sich auch die Litecom AG, ICT-Unternehmen von mehreren Energieversorgern der Deutschschweiz. Als Anbieter von Telekom- und IT-Security-Diensten f\u00fcr Service Provider, Gesch\u00e4ftskunden und Energieversorger werden bei der Litecom t\u00e4glich zahlreiche Rechnungen und Belege generiert. Die Prozesse von der Erstellung bzw. dem Erhalt einer Rechnung bis hin zur revisionssicheren Ablage standen im Fokus des Unternehmens und bildeten den Startschuss f\u00fcr die Zusammenarbeit mit dem IT-Gesamtanbieter Acommit und dem Softwarehersteller iTernity.<\/p>\n
Sandra L\u00fcpold, Head of Finance & HR bei der Litecom AG, erinnert sich an die Ausgangssituation vor\u00a0dem Archivprojekt: \u201eMusste fr\u00fcher ein Beleg gesucht werden, folgte der Gang ins physische Archiv. Wurde der Beleg korrekt abgelegt, war die Suche relativ einfach. War das nicht der Fall, kostete das viel Zeit und Nerven. Eine physische Ablage ist einfach zu fehleranf\u00e4llig und zeitaufw\u00e4ndig.\u201c Die Litecom AG setzte bereits seit l\u00e4ngerer Zeit auf \u201eMicrosoft Dynamics NAV\u201c als ERP System zur Verwaltung und Gestaltung der Unternehmensprozesse.<\/p>\n
Zur beschleunigten Bearbeitung der Kreditorenrechnungen f\u00fchrte das Unternehmen zus\u00e4tzlich die integrierte L\u00f6sung \u201eDocument Capture\u201c von Continia ein. Damit entfiel das Abheften und Suchen von Rechnungen, denn alle Belege k\u00f6nnen damit automatisch in Microsoft Dynamics NAV erkannt und digital gesichert werden. Dank automatischer Lieferantenerkennung, OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) und konfigurierbarer Freigabeworkflows stellt das Add-on ein zeitsparendes Werkzeug f\u00fcr die Kreditorenbuchhaltung der Litecom dar. Doch mit der Genehmigung einer Rechnung ist der Prozess noch nicht abgeschlossen. Das Steuer- und Handelsrecht definiert klare Vorgaben zur Aufbewahrung von Gesch\u00e4ftsdokumenten. Ob nun in der Schweiz (OR, GeB\u00fcV), Deutschland (HGB, AO, GoBD) oder \u00d6sterreich (UGB, BAO), die Regelungen lassen sich auf \u00e4hnliche Weise zusammenfassen:<\/p>\n
\u25a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0Relevante Dokumente m\u00fcssen sicher bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden und d\u00fcrfen nicht verloren gehen
\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0oder ver\u00e4ndert\/gel\u00f6scht werden.<\/p>\n
\u25a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0Die Integrit\u00e4t der Daten muss sichergestellt sein.<\/p>\n
\u25a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0Alle \u00c4nderungen m\u00fcssen nachvollziehbar und nachweisbar sein.<\/p>\n
\u25a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0Daten m\u00fcssen verf\u00fcgbar und kurzfristig auffindbar sein.<\/p>\n
\u25a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0Dokumente m\u00fcssen auch zuk\u00fcnftig lesbar sein, trotz technischer Entwicklungen oder Datenmigrationen auf neue Speicherplattformen.<\/p>\n
Die gesetzeskonforme Aufbewahrung und Archivierung digitaler Gesch\u00e4ftsdokumente als Erg\u00e4nzung zum ERP und Document Capture konnte bei der Litecom somit nur durch eine Kombination aus organisatorischen und technischen Ma\u00dfnahmen erreicht werden.\u00a0Die Ziele des Archivprojekts wurden durch die Litecom Gesch\u00e4ftsleitung und Finanzabteilung klar\u00a0definiert:<\/p>\n
\u25a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0Revisionssichere Ablage von Rechnungen und Belegen (Einkaufs- und Verkaufsrechnungen, Gutschriften) und Erweiterbarkeit des Archivs.<\/p>\n
\u25a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0Unver\u00e4nderbarkeit der Dokumente und Einhaltung einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren zur Erf\u00fcllung der gesetzlichen Vorgaben.<\/p>\n
\u25a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0Reibungsloses Zusammenspiel von Microsoft Dynamics NAV, Continia Document Capture, Archivsystem und der Speicher-Infrastruktur.<\/p>\n
\u25a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0Vermeidung langer Suchaktionen im physischen Archiv, Reduktion von Zeitaufwand und Kosten.<\/p>\n
Da die Systemlandschaft bei Litecom zu gro\u00dfen Teilen etabliert war, sollte das Archiv mit den eingesetzten\u00a0Anwendungen und der Server-Infrastruktur reibungslos zusammenarbeiten. Um eine flexible\u00a0und zukunftssichere Architektur zu gew\u00e4hrleisten, kam eine Jukebox oder hardwaregebundene\u00a0Option f\u00fcr das ICT-Unternehmen nicht in Frage. Zur Suche nach dem geeigneten Archivsystem meint\u00a0Sandra L\u00fcpold:<\/p>\n
\u201eWir haben verschiedene Archivl\u00f6sungen evaluiert und im Gesamtprozess betrachtet. Wichtig war, dass sich das Archiv in die IT-Landschaft integriert, die Digitalisierung unserer Abl\u00e4ufe weiter vorantreibt und dadurch langfristig Zeit und Kosten spart.\u201c Nach Evaluation verschiedener Systeme, verfestigte sich die Middleware iCAS von iTernity als Wunschl\u00f6sung f\u00fcr die Litecom. Die Softwarel\u00f6sung iCAS kann als Zentralarchiv f\u00fcr zahlreiche validierte Gesch\u00e4ftsanwendungen eingesetzt werden und ist dank einer offenen Architektur mit jeglichen Speichersystemen kompatibel. F\u00fcr Stephan Richter, Projektmanager Microsoft Dynamics NAV bei Acommit, stellt diese Wahl auch zwei Jahre nach der Einf\u00fchrung des Archivs die Optimall\u00f6sung dar:<\/p>\n
\u201eiCAS passt perfekt in die Systemlandschaft der Litecom AG. Hardwareunabh\u00e4ngig, mit offenen Schnittstellen und allen Funktionen f\u00fcr ein revisionssicheres Archiv ausgestattet. Nach erfolgreicher Best-Practice Ermittlung zum Zusammenspiel von Dynamics NAV und iCAS durch Acommit und das iTernity Professional Service Team stand dem Einsatz nichts mehr im Weg.\u201c Nach erfolgreicher Validierung konnte der Gesamtprozess etabliert werden, damit alle steuerrelevanten Gesch\u00e4ftsdokumente revisionssicher gespeichert werden k\u00f6nnen – unver\u00e4nderbar, nachvollziehbar und verf\u00fcgbar, sodass bei einem Audit alle Anforderungen erf\u00fcllt werden.<\/p>\n
iCAS \u00fcbernimmt bei der Litecom die Aufgabe der revisionssicheren Archivierung aus Microsoft Dynamics NAV. Die Rechnungen werden WORM (Write Once Read Many) gesch\u00fctzt mit einer Aufbewahrungsfrist f\u00fcr 10 Jahre abgelegt. iCAS gew\u00e4hrleistet die gesetzlich geforderte Integrit\u00e4t, Unver\u00e4nderbarkeit und Verf\u00fcgbarkeit der Dokumente. Hinsichtlich der Erf\u00fcllung gesetzlicher Vorgaben (DSGVO, GeB\u00fcV) wurde iCAS durch die KMPG gepr\u00fcft und zertifiziert. F\u00fcr die Anwender bei Litecom wird der Prozess der Langzeitarchivierung an keiner Stelle sichtbar. Alle Arbeitsschritte werden wie gewohnt in MS Dynamics NAV durchgef\u00fchrt und das iCAS Archiv l\u00e4uft unbemerkt im Hintergrund und repliziert die Daten \u00fcber zwei Serverstandorte. Diese Unauff\u00e4lligkeit ist laut Stephan Richter eine der gro\u00dfen St\u00e4rken von iCAS:<\/p>\n
Wie vielf\u00e4ltig die Wege zur Optimall\u00f6sung ausfallen k\u00f6nnen, zeigt auch die Entstehung der Partnerschaft zwischen Acommit und iTernity. Diese kam zustande, nachdem die Litecom iCAS als Wunschl\u00f6sung definierte. Sandra L\u00fcpold, Head of Finance & HR bei Litecom, freut sich, dass dieser Startschuss zum Erfolg f\u00fcr alle Seiten f\u00fchrte:<\/p>\n
F\u00fcr die Zukunft gibt es bereits Ideen, wie das iCAS Archiv innerhalb der Litecom weiter eingesetzt werden kann. Dank der Mandantenf\u00e4higkeit der L\u00f6sung, k\u00f6nnen zus\u00e4tzliche Abteilungen und Datenquellen einfach angebunden werden und das Archivvolumen schrittweise erh\u00f6ht werden. Auf dem Weg zum unternehmensweiten Zentralarchiv stehen als n\u00e4chste Schritte beispielsweise die Personalabteilung (Vertr\u00e4ge, Bewerbungen, Zertifikate), das Projektmanagement und die Spesenabrechnung zur Diskussion.\u00a0Somit wird sich die Litecom nicht auf dem neu geschaffenen Rechnungsprozess und den Lorbeeren ausruhen. Ideen zur Erweiterung gibt es viele, trotzdem erlaubt sich Sandra L\u00fcpold einen zufriedenen Moment der Ruhe und findet klare Worte zum Abschluss:<\/p>\n
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