Progress, ein bewährter Anbieter von KI-gestützten Digital Experiences und Infrastruktursoftware, gibt die Unterstützung für eIDAS-konforme Signaturen in Progress ShareFile bekannt. Nutzer der KI-basierten Lösung für die Zusammenarbeit an Dokumenten können nun fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) direkt in ihre Dokumenten-Workflows integrieren. Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich und der EU erfüllen so ihre Compliance-Anforderungen leichter und sind dementsprechend unabhängig von externen Signaturtools.
Gemäß der eIDAS-Verordnung der EU stellen FES und QES die höchsten Stufen der Identitätssicherung dar. QES ist rechtlich sogar einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, erfordert dafür jedoch eine Identitätsprüfung durch einen qualifizierten Anbieter von Vertrauensdienstleistungen. Bislang herrschen in vielen Unternehmen gerade im Hinblick auf Signaturen daher fragmentierte Workflows, denn sie mussten separate Tools nutzten, um die Anforderungen der eIDAS-Verordnung zu erfüllen. Das führte zu Compliance-Risiken, operativer Ineffizienz und unnötiger Komplexität.
Um Unternehmen zu entlasten, unterstützt Progress ShareFile nun die Einhaltung der regulatorischen Anforderungen ohne separate Tools. Nutzer können die Identität der Unterzeichner über qualifizierte Vertrauensdienste verifizieren und Signaturen auf höchstem Sicherheitsniveau in einem durchgängigen Workflow durchführen. Gleichzeitig bietet Progress ShareFile eine klare, prüfbare Dokumentation vom Erstellen bis zur Archivierung. Die neue eIDAS-konforme Signaturfunktion in ShareFile umfasst:
Unterstützung für fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES)
Integration mit qualifizierten Anbietern von Vertrauensdienstleistungen (Qualified Trust Service Providers, kurz: QTSPs) zur Identitätsprüfung
Bereitstellung eines sicheren, einheitlichen Arbeitsbereichs für Dokumentenvorbereitung, -signatur und -speicherung
Vollständige Audit-Trails zur Unterstützung von Compliance und Governance
Optimierte und regelkonforme Dokumenten-Workflows
Nutzer können Dokumente nun vorbereiten, signieren und automatisch in ihren ursprünglichen Ordnern speichern. Dabei bleiben alle Inhalte in einer sicheren Umgebung, was Risiken, Kosten und Ineffizienzen reduziert, die durch fragmentierte Workflows entstehen. Dieser konsolidierte Ansatz hilft stark regulierten Branchen, das Onboarding von Kunden und Mitarbeitenden zu beschleunigen, Vereinbarungen zu vereinfachen und die operative Effizienz zu steigern. Gleichzeitig werden Compliance-Anforderungen unterstützt. Im Gegensatz zu eigenständigen E-Signatur-Tools integriert Progress ShareFile FES und QES direkt in eine sichere Kollaborations- und Workflow-Lösung. Organisationen können Dokumentenerfassung, Genehmigungen, Signaturen und Speicherung zentral verwalten. Das reduziert die Anzahl eingesetzter Tools und vereinfacht die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Mitarbeitenden.
Durch die Speicherung sensibler Dokumente und signierter Unterlagen in einem sicheren, zentralen System schafft Progress ShareFile eine stabile Grundlage für KI-gestützte Automatisierung. Organisationen können so ihre Dokumenten-Workflows optimieren, manuelle Aufwände reduzieren und KI-basierte Funktionen sicher einsetzen. Dabei behalten sie die Kontrolle über regulierte Daten.
„Seit Jahren sind Organisationen in ganz Europa gezwungen, mehrere Tools parallel zu nutzen, um die eIDAS-Anforderungen für Signaturen zu erfüllen“, erklärt Loren Jarrett, Executive Vice President und General Manager, Digital Experience bei Progress Software. „Mit den neuen Funktionen wird ShareFile zu einer einheitlichen, sicheren End-to-End-Lösung für die Kollaboration. Kunden können nun kritische Dokumente teilen, erfassen, genehmigen und eben auch signieren. Gleichzeitig haben sie Sicherheit hinsichtlich ihrer Compliance.“
York Irmer, Partner und Head of Digital Management bei der Allington Investors Group, ergänzt: „Digitale Signaturen sind für uns keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Wenn Kunden nicht vor Ort in Deutschland sein können, ermöglicht uns eine eIDAS-konforme digitale Signatur, Verträge sicher und gemäß herrschenden Regularien voranzubringen – ohne Verzögerungen und unabhängig vom Standort.“ Die neuen FES- und QES-Funktionen sind ab sofort in Progress ShareFile verfügbar. Weitere Informationen sowie eine kostenlose Testversion gibt es unter www.sharefile.com.